Irodai koordinátor – rugalmas 4, 6 vagy 8 órában

Entel Kft. | Budapest II. kerület | Napi 4, 6 vagy 8 óra | Részleges home office lehetőség | Azonnali vagy megegyezés szerinti kezdés

Az Entel Kft. tapasztalt, önálló és kezdeményező munkatársat keres, aki összefogja a cég napi adminisztratív és üzleti folyamatait, követi a határidőket, és gondoskodik arról, hogy a fontos ügyek akkor se akadjanak el, ha előrehaladásuk több munkatárs, ügyfél vagy külső partner közreműködésétől függ.

Az Entel egy mérnöki, kutatás-fejlesztési, mesterséges intelligencia- és szoftverfejlesztési projekteken dolgozó magyar deeptech KKV. Méretünkből és működésünkből adódóan munkatársaink nem egy nagy szervezet apró részfeladatát végzik, hanem átlátják a folyamatokat, közvetlen kapcsolatban vannak a döntéshozókkal, és érdemi ráhatásuk lehet arra, hogyan működik és fejlődik a cég.

Ez nem klasszikus titkársági és nem pusztán végrehajtó adminisztratív munkakör. Olyan koordinátort keresünk, aki nemcsak elvégzi a rábízott feladatokat, hanem felismeri a problémákat, javaslatot tesz a jobb megoldásokra, és részt vesz azok bevezetésében is.

A pozíció az irodavezető irányítása alatt működik, de közvetlen rálátással a cég ügyeire. A munkakört eleve úgy alakítjuk, hogy ne az automatizálható rutinmunka legyen a lényege. Amit ésszerűen és biztonságosan automatizálni lehet, azt folyamatosan automatizáljuk. Az Ön feladata az a rész, amelyhez helyzetfelismerés, mérlegelés, felelősségvállalás, emberi kommunikáció és következetes utánkövetés szükséges.

Az AI használata ezért nálunk a napi munkavégzés természetes része. AI-t használunk többek között információk feldolgozására, dokumentumok előkészítésére és ellenőrzésére, kutatásra, összefoglalásra, adatok rendszerezésére, valamint új munkafolyamatok kialakítására.

Nem elvárás, hogy érkezésekor valamely konkrét AI-rendszer szakértője legyen. A szükséges eszközöket és módszereket megmutatjuk. Azt azonban Öntől várjuk, hogy érdeklődéssel forduljon az új lehetőségek felé, megtanulja azokat tudatosan használni, és mindig kritikusan ellenőrizze az eredményt.

Ebben a munkakörben arra is lesz lehetősége, hogy részt vegyen annak kialakításában, mely feladatokat, milyen módon és milyen mértékben támogassunk AI-val vagy automatizálással. Nem egyszerűen alkalmazkodnia kell a munkahely jövőjéhez, hanem közreműködhet annak alakításában is.

Miért lehet ez a pozíció ideális Önnek?

• Valódi ráhatása van a folyamatokra. Javaslatai nem vesznek el több szervezeti szint között; egy jó ötletből rövid idő alatt működő folyamat lehet.
• Látható eredmények, gyors sikerélmények. Közvetlenül érzékelheti, hogyan teszi szervezettebbé, gyorsabbá vagy megbízhatóbbá a cég működését.
• Jövőorientált munkaköre lehet. Nem az automatizálható rutinfeladatokra, hanem az AI-val támogatott koordinációra, mérlegelésre és felelősségvállalásra építünk.
• Rugalmas foglalkoztatás. A pozíció napi 4, 6 vagy 8 órában is betölthető. A munkarend részleteit az interjú során egyeztetjük.
• Részleges home office lehetőség. Egyes feladatok a betanulási időszakot követően otthonról is elvégezhetők.
• Újrakezdési lehetőség. Akkor is várjuk jelentkezését, ha kisgyermek mellől vagy hosszabb karrierszünet után térne vissza a munkába.
• Stabil háttér. Hosszú távú munkalehetőséget kínálunk egy közel négy évtizedes múlttal rendelkező magyar vállalkozásnál.

Milyen jellegű munkára számíthat?

A munkakör változatos, és nem minden munkanap tervezhető meg teljes egészében előre. Rendszeresen merülnek fel gyors intézkedést, utánajárást vagy prioritásváltást igénylő ad hoc ügyek. Ezek mellett olyan aprólékos feladatok is vannak, amelyek hosszabb elmélyülést, pontosságot és türelmes, részletekre figyelő munkát kívánnak.

Egyes folyamatok előrehaladása ügyfelek, hatóságok, szolgáltatók vagy más külső felek válaszától és közreműködésétől függhet. Fontos, hogy az ilyen helyzeteket higgadtan kezelje, az elakadt ügyeket következetesen nyomon kövesse, szükség esetén emlékeztessen vagy alternatív megoldást keressen, és közben a többi feladattal is tovább tudjon haladni.

A munkakör ezért egyszerre kíván gyors reagálást és elmélyült figyelmet és tudni kell váltani egy váratlanul felmerülő sürgős ügy, egy partneri egyeztetés és egy többórás, aprólékos dokumentum- vagy adatfeldolgozási feladat között.

Fő feladatai

• Az ügyvezető és a munkatársak napi munkájának szervezési és adminisztratív támogatása.
• Feladatok, vállalások és határidők nyomon követése, emlékeztetők és státuszösszefoglalók készítése.
• Ad hoc felmerülő irodai és üzleti ügyek önálló kezelése, illetve a megoldásukhoz szükséges szereplők bevonása.
• Elakadt vagy külső fél válaszára váró ügyek rendszeres és kitartó utánkövetése.
• Kapcsolattartás ügyfelekkel, beszállítókkal, szakmai partnerekkel és szolgáltatókkal.
• Projektek és pályázatok adminisztratív koordinálása, a dokumentumok és projektinformációk rendszerezése.
• Ajánlatok, szerződések, kimutatások, levelek és más üzleti dokumentumok készítése.
• Pénzügyi adminisztráció, számlák és bizonylatok kezelése, nyilvántartások vezetése, elszámolások készítése, együttműködés a könyveléssel.
• Értékesítési lehetőségek, kiküldött ajánlatok és a kapcsolódó következő lépések nyomon követése.
• Belső rendszereink és weboldalaink tartalmának feltöltése és aktualizálása szerkesztői rendszerekben.
• Az irodai működéshez kapcsolódó beszerzések, szolgáltatások és időpontok koordinálása.
• Meglévő munkafolyamatok felülvizsgálata és javítása, különösen ott, ahol AI-val vagy automatizálással idő takarítható meg.

Akkor illeszkedhet jól hozzánk, ha

• magabiztosan kezeli az új IT rendszereket, szeret mérnökökkel együtt dolgozni és képes új dolgokat gyorsan megtanulni;
• nemcsak feladatokat hajt végre, hanem szeretné érteni azok célját és összefüggéseit is;
• szívesen tesz javaslatot arra, hogyan lehetne egy folyamat egyszerűbb, gyorsabb vagy megbízhatóbb;
• önállóan felismeri, hogy egy ügyben mi legyen a következő lépés, és szükség esetén kitől kell ehhez információt vagy döntést kérni;
• észreveszi, ha egy feladat elakadt, és külön felszólítás nélkül is utánajár;
• higgadtan kezeli, ha az előrehaladás külső szereplők válaszától vagy közreműködésétől függ;
• nem veszíti szem elől a függőben lévő ügyeket, de közben más feladatokkal is képes továbbhaladni;
• jól kezeli a váratlan feladatokat és a napközben változó prioritásokat;
• gyorsan tud váltani egy sürgős ügy és egy hosszabb elmélyülést igénylő munka között;
• az aprólékos, ismétlődő feladatokat is türelmesen és következetesen végigviszi;
• megfelelő stressztűrő képességgel rendelkezik, és nyomás alatt is tárgyilagosan, udvariasan kommunikál;
• nyitott az új technológiákra, és nem tart attól, hogy korábban ismeretlen eszközöket vagy munkamódszereket sajátítson el;
• képes kritikusan gondolkodni, és az AI által előállított eredményeket nem fogadja el automatikusan;
• magabiztosan használja az általános irodai és online alkalmazásokat;
• a bizalmas üzleti információkat diszkréten kezeli.

Előnyt jelent

• korábbi irodai, ügyvezetői asszisztensi vagy koordinátori tapasztalat;
• projektadminisztrációban szerzett gyakorlat;
• pénzügyi vagy számlázási alapismeretek;
• pályázati koordinációban vagy adminisztrációban szerzett ismeretek;
• középhaladó Excel-tudás;
• CRM- vagy vállalatirányítási rendszer használatában szerzett tapasztalat;

Nem feltétel, hogy a felsorolt területek mindegyikében tapasztalt legyen. Fontosabb számunkra a megbízhatóság, a rendszerszemlélet, a kitartó utánkövetés, a jó ítélőképesség és a tanulási hajlandóság.

Amit kínálunk

• napi 4, 6 vagy 8 órás munkavégzés;
• a feladatokhoz igazodó részleges home office lehetőség;
• hosszú távú, stabil munkalehetőség;
• önállóságot, felelősséget és valódi cselekvési teret;
• közvetlen együttműködést a cég döntéshozóival;
• lehetőséget arra, hogy saját ötleteivel alakítsa a munkafolyamatokat és a cég működését;
• betanulást és folyamatos fejlődési lehetőséget az AI-alapú munkavégzésben;
• rálátást mérnöki, kutatás-fejlesztési, szoftveres és üzleti projektekre;
• kollegiális, közvetlen munkakörnyezetet.

Jelentkezés

Jelentkezését a jobs@entel.hu e-mail-címre várjuk az alábbiakkal:

• önéletrajz;
• a választott napi munkaidő (4, 6 vagy 8 óra);
• az ehhez tartozó bruttó havi bérigény;
• a munkába állás lehetséges kezdő időpontja;
• a jelentkezéshez kapcsolódó feladat megoldása;
• néhány mondat arról, hogy miért érdekli a munkakör.

A jelentkezéshez kapcsolódó gyakorlati feladatot itt találja (PDF). A feladat célja annak megismerése, hogyan rendszerez információkat, hogyan mérlegeli a prioritásokat, és hogyan old meg egy hétköznapi irodai helyzetet.

Ha többéves tapasztalatát egy stabil, technológiaorientált és folyamatosan fejlődő vállalkozásban szeretné hasznosítani, várjuk jelentkezését. Akkor is érdemes jelentkeznie, ha hosszabb kihagyás után most tér vissza a munka világába, vagy eddigi tapasztalatát egy jövőorientáltabb munkakörben szeretné továbbépíteni.